Значение и классификация бухгалтерских документов. Значение документации в бухгалтерском учете, классификация бухгалтерских документов Классификация бухгалтерских документов по способу использования

В ходе своей деятельности фирмы совершают множество различных хоз. операций. Для их фиксации требуется формирование различной по составу и форме документации. Из данной статьи вы сможете подробно узнать о классификации бухгалтерских документов.

Документы в бухучете систематизируются по ряду таких критериев, как:

• Предназначение;
• Число записей в учете;
• Процедура фиксации операций;
• Место формирования;
• Уровень охвата операций.

Систематизация по предназначению

По своему предназначению бух. документация подразделяется на:

• Оправдательную;
• Распорядительную;
• Бухгалтерского формирования;
• Составную.

Документы распорядительно характера – это документы, в которых содержится приказ на исполнение конкретных операций. Они дают разрешение на осуществление операции, но не являются подтверждением ее выполнения.

Оправдательные документы в бухгалтерском учете являются подтверждением выполнения операции. Кроме того, они служат основанием для фиксации операций на соответствующих счетах.

Предназначением документации бухгалтерского формирования является подготовка учетных записей для обработки с целью последующего применения в процессе учета на основании документов двух предыдущих типов.

Документация составного характера совмещает в себе черты всех предыдущих видов бухгалтерских документов. Применение таких документов в учете является очень удобным, поскольку это делает обработку сведений проще и нагляднее, а также уменьшает затраты на производство большого числа бланков.

Систематизация по объему отражения операций

По объему отражаемых операций документация подразделяется на сводную и первичную.

Документы первичного характера используются для фиксации хоз. операций. Такие документы служат подтверждением о совершении операций.

Сводная документация применяется для фиксации операций, которые уже отражены в документах первичного характера. Их заполнение осуществляется на основании первичных документов, сформированных ранее, методом обобщения информации. Благодаря таким документам можно несколько сократить число записей на бух. счетах.

Классификация по степени охвата операций

По уровню охвата операций существуют такие виды бухгалтерских документов:

• Единовременные;
• Накопительные.

Документацию единовременного характера формируют на одну или более операций, которые вписываются в документ в одно и то же время. Такие документы служат основанием для внесения бух. записей.

Накопительная документация формируется постепенно, на протяжении некоторого периода времени (недели, квартала). Такие документы предусмотрены для фиксации однородных операций, которые систематически повторяются. Окончательное формирование такой документации происходит по окончанию установленного периода времени.

Классификация по числу записей

По числу записей документация делится на однострочную и многострочную.

Предназначением однострочных документов является фиксация операций по учету одного вида объекта, а многострочных – нескольких видов объектов.

Классификация по месту формирования

По месту формирования существуют внешняя и внутренняя документация.

Формирование внутренней документации осуществляется в данной компании, а внешней – в других компаниях. После формирования внешние документы передаются в данную организацию.

Состав и анализ структуры документов по этому признаку позволяют оценить соотношение объемов внутреннего и внешнего документооборота в организации, проанализировать степень автономности деятельности предприятия (рассчитав соотношение единиц входящей информации и внутренней), оценить активность обращения организации во внешней среде (по удельному весу исходящих документов).

По назначению документы подразделяются на распорядительные, исполнительные, комбинированные и документы бухгалтерского оформления.

Распорядительные документы содержат распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хозяйственных операций (распоряжения руководителя предприятия и уполномоченных им лиц на совершение хозяйственных операций).

Исполнительные документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся приходные ордера (акты приемки) материалов; акты приемки-выбытия основных средств; документы о приемке от рабочих выработанной продукции и т. п. Исполнительные документы подписывают лица, ответственные за выполнение хозяйственных операций и за правильность их оформления в документах, например начальники цехов, заведующие складами (кладовщики), мастера и т. п.

Комбинированные документы одновременно являются и распорядительными, и исполнительными. К ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера; расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы работникам предприятия; авансовые отчеты подотчетных (командированных) лиц и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются в том случае, когда для записей хозяйственных операций нет других документов, или при обобщении и обработке исполнительных и распорядительных документов. К ним относятся справки, ведомости распределения, расчеты резервов, бухгалтерская отчетность и др.

Такая классификация выявляет необходимость документального оформления ряда операций хозяйственной деятельности, регистрация которых в большинстве случаев игнорируется практикующими бухгалтерами. Так, действия бухгалтера, связанные с выполнением методологических расчетов, в соответствии с принципом регистрации должны быть подтверждены соответствующими документами бухгалтерского оформления и заверены подписью главного бухгалтера.

Применяемые в бухгалтерском учете документы делятся также на разовые и накопительные.

Разовые первичные документы оформляют каждую хозяйственную операцию и составляются в один прием.

Накопительные документы составляются в течение определенного периода путем постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. Примерами накопительных документов являются двухнедельные, месячные наряды на работу, лимитные карты на отпуск материалов со складов предприятия и т. п. Накопительные документы являются элементом первого этапа систематизации и обобщения учетной информации.

1. По своему назначению документы бывают:

a. Распорядительные документы

b. Исполнительные документы

Они составляются в момент совершения операции или сразу же после неё. Например, акт на списание материальных ценностей, накладная, расходный ордер по складу

c. Комбинированные документы

d. Документы бухгалтерского оформления

Они служат для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе. Сюда можно отнести – бухгалтерская справка, бухгалтерская справка-расчет по начислению износа (амортизации) основных средств

2. По месту составления документы бывают:

a. Внутренние документы

Документ оформляется и используется в пределах организации. В качестве примера можно указать – накладная на внутреннее перемещение товаров, расходный кассовый ордер, требование на отпуск продукции

b. Внешние документы

Документ поступает из другой организации или направляется из данной организации в другую. В качестве примера можно указать – счет-фактура, платежное поручение

3. По объему содержания документы бывают

a. Первичные документы

Они впервые регистрируют хозяйственную операцию. Эти документы составляют основу текущего учета. В качестве примера можно указать – накладные, кассовые приходные и расходные ордера, приказы, распоряжения, акты на списание, акты выполненных работ, табель учета рабочего времени и т.д.

b. Сводные документы – это вторичные документы, которые составляются на основе первичных и обобщают их. В качестве примера можно указать – авансовый отчет подотчетного лица о командировке, отчеты кассира, отчет кладовщика о движении материальных ценностей по складу

4. По порядку составления документы бывают:

a. Разовые документы

Они составляются в один рабочий прием. К ним относятся, например, квитанция, требование на отпуск материальных ценностей со склада, приходные, расходные кассовые ордера.

b. Накопительные документы

Они составляются в несколько рабочих приемов и отражают однородные операции за определенный период. Например, личная карточка или счет работника по заработной плате, лимитно-заборная карта, накопительная ведомость

5. По способу исполнения документы бывают:

a. Документы, исполненные ручным способом

b. Документы, исполненные машинным способом

i. Исполненные с помощью ЭВМ

ii. Исполненные на пишущей машинке

a. Материальные документы

Они предназначены для оформления операций по движению товароматериальных ценностей. Например, накладная, акт о приемке материалов, акт приемки-передачи материальных ценностей

b. Денежные документы

Они используются для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами. В качестве примера – платежное поручение, приходный кассовый ордер

c. Расчетные документы

d. Они используются для оформления расчетных взаимоотношений организаций со своими контрагентами по возникшим обязательствам. В качестве примера – счет-фактура

7. По числу учитываемых позиций

· Однострочные, то есть документы, которые содержат одну учетную позицию (приходный кассовый ордер)

· Многострочные – они содержат две и более учетные позиции (авансовый отчет)

· Материальные – они используются для оформления операций по движению товароматериальных ценностей (Накладная, акт приемки-передачи основных средств, акт о приемке материалов)

· Денежные

· Расчетные

9. По качественным признакам:

· Полноценные (доброкачественные) – это документы, которые должны отвечать следующим требованиям:

ü Правильно оформленными, то есть должны быть составлены по форме, установленной для данного документа и иметь все обязательные (необходимые) реквизиты.

ü Должны отражать законные по содержанию операции

ü Они должны отражать действительно совершенные операции

ü Они должны отвечать всем предусмотренным выше требованиям одновременно

· Неполноценные:

v Неправильно оформленные: недооформленные , в которых отсутствуют необходимые реквизиты (без подписи, без даты); документы, имеющие ненадлежащие реквизиты (чек на получение денег, подписанный неправомочным лицом); Документы, которые имеют лишние реквизиты (накладная с гербовой печатью); документы, оформленные на бланках не установленной формы .

v Документы, отражающие незаконные операции (акт на списание материалов с завышением их стоимости), то есть данные документы составляются на хозяйственные операции, которые по существующим правовым номам не должны совершаться.

v Подложные документы – это документы, которые отражают вымышленные операции, которые в действительности не осуществлялись:

Ø Документы, которые содержат материальный подлог или фальсифицированные.

Ø Документы, которые содержат заведомо ложные сведения, то есть содержат интеллектуальный подлог: безденежные и бестоварные (расходный кассовый ордер – безденежный документ, так как деньги по данному кассовому ордеру в действительности не выдавались, бестоварными называются документы, которые содержат все реквизиты документа, но по которым в действительности передача товара не осуществлялась – накладная, счет-фактура). Оформление бестоварных документов может осуществляться с целью:

ü Выдача сторонним организациям заведомо фиктивных документов для прикрытия и противозаконных действий

ü Составление фиктивных документов или изменение подлинных документов в целях сокрытия недостачи материальных ценностей, которая образовалась в следствие хищения

ü Представление подложных данных о фактическом расходовании сырья и материалов на производство продукции, работ, услуг с последующим их хищением

v Документы, содержащие случайные ошибки, связаны с невнимательностью, неопытностью материально ответственных лиц, а так же незнанием ими основ учетной работы (неправильно указанный объем выполненных работ, даты совершения хозяйственной операции) Это ошибка, которая совершилась один раз, если повторяется, то уже не случайная ошибка.

· Документы не официального учета – не предусмотрены действующими нормативными актами, однако в нарушении правил ведутся материально ответственными лицами в виде не официальных карточек, книг черновых отвесов, двухсторонних записей товарных и денежных средств. В ходе осмотра в помещении у материально ответственных лиц можно обнаружить черновые записи товарных или денежных документов, акты не официального снятия остатков.

Бухгалтерские документы имеют существенное значение при выявлении и расследовании экономических преступлений в связи с тем, что они являются носителями юридически значимой информации.

С документацией тесно связан документооборот. Документооборот – это движение документов внутри организации от момента их создания или получения от других организаций до передачи этих документов в архив.

Стадии документооборота:

1. Создание или получение бухгалтерского документа от другой организации

2. Проверка, исполнение и принятие к учету бухгалтерского документа

3. Бухгалтерская обработка учетного документа

4. Передача документа в архив

Согласно ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений. Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителя органов, проводящих изъятие документов снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Порядок изъятия бухгалтерских документов до возбуждения уголовного дела:

1. Акт изъятия составляется на основании ФЗ «О милиции», а так же на основании ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 9)

2. Составляется протокол выемки или истребования документа (НК ст. 93, 94)

3. Протокол истребования или запрос документов

4. Изъятие документов может происходить при осмотре места происшествия

Порядок изъятия после возбуждения уголовного дела:

1. Протокол обыска, выемки

2. Изъятие документа при осмотре места происшествия

3. Представление документов участникам процесса

Первичное наблюдение, документирование и документация играют большую роль в управлении деятельностью предприятием, а именно:

Дают представление о фактическом состоянии хозяйственных средств и их изменения в процессе кругооборота средств,

Обеспечивают прозрачность в работе предприятия и контроль за наличием движения имущества и денежных средств;

Является юридическим (правовым) свидетельством хозяйственных операций, которые осуществляются;

Является важным источником контроля для внешних и внутренних пользователей при проведении ревизии, аудита, анализа хозяйственной деятельности.

Первичные документы должны быть составлены на бумажных или машинных носителях (электронных) носителях. Соответственно этому существуют и требования к содержанию и оформлению документов. Порядок создания первичных документов, записей в регистрах бухгалтерского учета и хранения документов, реестров и отчетов установлен Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 № 88.

Полнота и достоверность показателей учета в значительной мере зависят от качества оформленных документов. Чтобы быть доказательным и иметь юридическую силу, документ должен содержать обязательные реквизиты. Термин "реквизиты" происходит от латинского, что означает "нужное, необходимое". Такими реквизитами для любого первичного бухгалтерского документа являются:

· наименование и код формы документа;

· дата и место составления;

· название предприятия, от имени которого составлен документ;

· должности, фамилии и подпись лиц или другой знак, позволяющий идентифицировать лицо, несет ответственность за предоставление разрешения на проведение хозяйственной операции, за проведение хозяйственной операции, за составление первичного документа.

В зависимости от характера операций в первичные документы могут быть внесены дополнительные реквизиты:

· идентификационный код предприятия или лица;

· номер документа;

· основание для осуществления операции;

· данные о документ, удостоверяющий личность;

· другие дополнительные реквизиты.

Главной составляющей документов является информация. Информация может бать недокументальной – незакреплённой, и документальной – закреплённой на соответствующем носителе (бумаге, магнитной ленте, дискете, лазерном диске), который предназначен для её хранения и передачи в пространстве и времени.

Материальный объект, специально предназначенный для записи, хранения и передачи информации, называют материальным носителем или носителем информации.

Если в первичном документе отсутствует какой-либо обязательный реквизит, такой документ является недоказательным и не может быть основанием для отражения такой хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета.

К оформлению первичных бухгалтерских документов предъявляют следующие требования :

1) первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это невозможно, непосредственно после ее окончания;

2) документы составляют на бланках типовых форм, утвержденных Государственным комитетом статистики Украины, или на бланках специализированных форм, утвержденных соответствующими Министерствами и ведомствами, а также изготовленных самостоятельно, которые должны иметь обязательные реквизиты типовых или специализированных форм;

3) в случае составления и хранения первичных документов на машинных носителях информации предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами;

4) записи в первичных документах делают в темном цвете чернилами, шариковой ручкой, печатными средствами или принтером, которые обеспечивают хранение этих записей в течение установленного срока хранения документа и предотвращают несанкционированное исправление;

5) свободные строки в первичных документах прочерчивается;

6) в денежных документах суммы проставляют цифрами и прописью. Первое слово суммы записывают с краю и с большой буквы;

7) каждый первичный документ должен содержать данные о должности, фамилии и подписи лиц, ответственных за его оформление;

8) руководитель предприятия приказом или распоряжением утверждает перечень лиц, которые имеют право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственных операций, связанных с выпуском товарно-материальных ценностей, имущества, выдачей денежных средств и документов. Круг таких лиц, как правило, ограничен;

9) запрещается принимать к исполнению документы на хозяйственные операции, которые противоречат законодательным и нормативным актам, установленному порядку учета средств и материальных ценностей, наносят ущерб государству, собственникам и иным юридическим и физическим лицам;

10) при составлении первичных документов за текущий период могут быть допущены ошибки, которые исправляют корректурным способом, то есть неправильный текст или сумму зачеркивают тонкой чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, а сверху пишут правильный текст или сумму. Исправление ошибок должно быть заверено надписью "исправлено" и подтверждено подписью лиц, подписавших этот документ с указанием даты исправления. В документах, которыми оформлены кассовые, банковские операции и операции с ценными бумагами, исправления не допускаются. Ошибки в документах за предыдущий отчетный период исправляют методом "красное сторно";

11) предприятие принимает все необходимые меры для предотвращения несанкционированного и незаметного исправления записей в первичных документах и обеспечивает их надлежащее хранение в течение установленного срока, который регулируется специальным перечнем;

12) в случаях, установленных законодательством, а также министерствами и ведомствами Украины, бланки первичных документов могут быть отнесены к бланкам строгой отчетности. их печатают по образцам типовых или специализированных форм с обязательным печатанием номера;

13) ответственность за несвоевременное составление первичных документов и недостоверность отраженных в них данных несут лица, которые составили и подписали эти документы;

14) первичные документы могут быть изъяты у предприятия только по постановлению уполномоченных государственных органов в соответствии с действующим законодательством Украины, а именно органов дознания, органов предварительного следствия, прокуратуры, судов, налоговой службы Украины и контрольно-ревизионной службы Украины. С разрешения и в присутствии представителей органов, которые осуществляют изъятие, должностные лица предприятия могут снять копии и составить реестр изымаемых документов с указанием оснований и даты изъятия.

Большое значение в изложении этих требований имеет унификация и стандартизация документов. Под унификацией документов понимают разработку единых образцов документов для оформления однотипных хозяйственных операций на предприятиях, в организациях и учреждениях независимо от вида деятельности и форм собственности. Так, унифицированы все банковские и кассовые документы, бланки авансовых отчетов и удостоверений на командировку, товарно-транспортных накладных, расчетно-платежных ведомостей, налоговых накладных и других документов. Унификация документов обеспечивает широту использования, возможность широкого обработки на компьютерах, массовое тиражирование бланков, что удешевляет их стоимость.

Под стандартизацией документов понимают установление для бланков однотипных документов одинакового, наиболее рационального размера и формы с заблаговременным определением размещения соответствующих реквизитов. Печать стандартных бланков документов большими тиражами дает значительную экономию бумаги, удешевляет их изготовление.

Классификация бухгалтерских документов

Сущность документов и их место в хозяйственной деятельности предприятия отражается в их классификации, делении на группы по определенным признакам сходства и различия, каждая из которых несет смысловую нагрузку. Документы классифицируют по месту составления, по назначению, по порядку составления, по способу использования, по содержанию.

По месту составления бухгалтерские документы делят на внутренние и внешние.

Внутренние документы оформляются (выписываются) на предприятии и тут же используются (авансовые отчеты подотчетных лиц, табели учета использования рабочего времени, инвентарные карточки основных средств, приходные кассовые ордера и тому подобное).

Внешние документы составляются на стороне, полученных от других предприятий и организаций. При поступлении обязательно регистрируются, оформляются, как правило, на бланках унифицированных форм (счета-фактуры, платежные поручения, выписки банков, постановления, письма, соглашения и тому подобное).

По назначению документы делятся на распорядительные, исполнительные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительными являются документы, которые содержат распоряжение (приказ, задание) на осуществление определенной хозяйственной операции (приказы о приеме на работу и увольнении с работы, чеки на получение наличных в кассе банка, платежные поручения банку на перечисление средств, доверенность на получение материальных ценностей). Распорядительные документы не подтверждают факт осуществления операций, потому не могут бать основанием для учётных записей.

Исполнительными являются документы, где подтверждается факт осуществления хозяйственной операции, ее выполнение определенным лицом, которое подало документ (авансовые отчеты, выписки банков, кассовые приходные и расходные ордера, акты, квитанции и другие).

Документы бухгалтерского оформления составляются на основании исполнительных и распорядительных документов самими работниками бухгалтерии. Самостоятельного значения такие документы не имеют, но необходимы в учетном процессе. К таким документам относятся мемориальные ордера, бухгалтерские справки, различные расчеты (амортизации, распределения затрат, отчетные калькуляции) и другие.

Комбинированные документы совмещают функции вышеперечисленных документов (распорядительных, исполнительных, бухгалтерского оформления). К ним относятся авансовые отчеты, требования, наряды, расходные кассовые ордера и другие. Примером комбинированного документа может быть и расходный кассовый ордер, в котором содержится распоряжение распорядителя денежных средств о выдаче наличных и подтверждение о их фактическую выдачу и получение подписями кассира и получателя денег.

По порядку составления документы разделяют на первичные и сводные.

Первичные документы составляют в момент осуществления хозяйственной операции или сразу после её осуществления (приходные и расходные кассовые ордера, накладные, акты приема работ и другие).

Сводные документы составляют на основании однородных первичных документов путем группирования и обобщения и балансовые увязки их показателей (отчеты кассира, авансовые отчеты, товарные отчеты, платежные ведомости и другие).

По способу использования документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы фиксируют одномоментно одну или несколько хозяйственных операций (ордера, требования, акты и другие).

Накопительные документы формируют информацию об однородных хозяйственных операциях за определенный отрезок времени (день, декаду, месяц). Такие документы используют многократно (табель учета рабочего времени, лимитно-заборная карта, ведомость выпуска готовой продукции, многодневные наряды и другие). В отличие от разовых накопительные документы используются с целью учета после того, как в них записана последняя операция и подведен итог всех записей.

Денежными документами оформляются операции, связанные с денежными средствами. К ним относятся платежные поручения, расходные и приходные кассовые ордера, банковские чеки и другие.

Расчетными документами оформляют расчеты между физическими и юридическими лицами (счет-фактура, платежное поручение, квитанции и другие).

Материальными документами оформляются операции связанные с движением материальных ценностей (приходный ордер, требование-накладная, лимитно-заборная карта и другие).

По количеству позиций , то есть по количеству строк документы делятся на однострочные (однопозиционные) и многострочные (многопозиционные).

По способу составления документы делятся на документы, составленные вручную, и документы, которые составляются с помощью компьютеров.

Из общей характеристики документов видно, что каждый документ относится одновременно к разным классификационным группам. Так, например, акт приема-передачи основных средств является материальным документом и вместе с тем исполнительным, первичным, разовым и внутренним; счет-фактура поставщика - исполнительным, одноразовым, внешним; расходный кассовый ордер - комбинированный, первичным, разовым и внутренним и другие.

Классификация документов по рассмотренным признакам позволяет правильно понять их содержание, назначение и использование для отражения хозяйственных операций предприятия.

Введение

Заключение

Список литературы

Введение

Любая классификация служит дополнительным средством познания явления, более углубленного исследования целого и его частей, способом установления системно-структурных связей между элементами.

Разнообразие совершаемых на практике подлогов, посягающих на разные (с точки зрения важности правовой охраны) общественные отношения и, соответственно, влекущих различия в уголовно-правовой регламентации их отдельных видов, обусловливает необходимость предметного рассмотрения оснований группировки и состава вычленяемых групп подлога. В российском уголовном праве одним из главных ориентиров классификации подлогов документов является действующее законодательное определение различных видов подлогов в форме конкретных составов преступления. Таким образом, ключевым условием законодательного деления подлогов документов на различные виды выступает основополагающий для классификации всех преступлений критерий - степень общественной опасности. Устанавливая особую ответственность за тот или иной вид подлога законодатель преследует цели усиления охраны определенных общественных отношений, обеспечения защиты конкретных социально значимых интересов.

Любой документ должен быть оформлен в соответствии с требованиями действующего законодательства. Кроме того, следует отметить, что при организации документирования хозяйственных операций большое значение необходимо уделить соблюдению принципа приоритета содержания перед формой.

1. Классификация бухгалтерских документов

Как известно, все хозяйственные операции производятся с оформлением первичных документов, на основании которых предприятие ведет бухгалтерский учет.

Все первичные документы классифицируются по различным признакам:

• по назначению;
• по содержанию хозяйственных операций;
• по способу использования;
• по порядку составления;
• по месту составления;
• по способу заполнения.

Рассмотрим подробнее каждую из этих групп.

В свою очередь, бухгалтерские документы по назначению делятся на следующие группы:

• организационно-распорядительные;
• оправдательные (исполнительные);
• комбинированные;
• документы бухгалтерского оформления.

К организационно-распорядительным документам относятся такие бухгалтерские документы, как приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.п. Перечисленные документы должны содержать в себе распоряжение, разрешение, поручение или право на проведение какой-либо хозяйственной операции. Содержащаяся в этих документах информация не заносится в учетные регистры, так как сам факт совершения операции в них не отражается.

Оправдательные или исполнительные документы - это такие документы, которые составляются в момент совершения операции, отражая ее исполнение, и представляют собой источник первичной учетной информации или первый этап учетного процесса. Информация, которая содержится в них, будет занесена в учетные регистры. К оправдательным документам относятся приходные ордера накладные, требования, акты приемки и т.п.

Также существует ряд документов, которые сочетают в себе и разрешительный и оправдательный характер. Как правило, такие документы относят к комбинированным. Комбинированными документами являются платежная ведомость, расходный кассовый ордер.

Документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером для оправдания записей, не имеющих других документальных подтверждений. Это могут быть различные расчеты и справки, которые играют вспомогательную роль и составляются для облегчения и ускорения работы бухгалтерии. Например, справка бухгалтерии на распределение прибыли предприятия; на сторнирование ошибочно сделанной записи; а также распределение общепроизводственных, общехозяйственных, внепроизводственных расходов и др. Информация из таких документов бухгалтер должен занести в учетные регистры.

Первичные документы по способу использования подразделяются на накопительные, отражающие несколько операций за определенный период (например, лимитно-заборная карта, табель рабочего времени) и на разовые, которые составляются отдельно по каждой операции (например, накладная на отпуск материалов, приходные и расходные кассовые ордера, наряды).

По порядку составления документы разделяют на первичные и сводные. Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственной операции, это могут быть накладные, приходные и расходные кассовые ордера, акты приема работ и др.).

Сводные документы составляются на основании однородных первичных документов путем группирования и обобщения и балансовой увязки их показателей. Это могут быть авансовые отчеты, отчеты кассира, товарные отчеты, платежные ведомости и др.).

По месту составления первичные документы могут быть внутренние и внешние. Внутренние документы составляются внутри организации (кассовые ордера, акты ввода в эксплуатацию основных средств и др.). Внешние документы составляются вне организации (накладные на получение товарно-материальных ценностей от поставщиков и др.).

Кроме того, отдельно выделяются учетные регистры, т.е. документы аналитического и синтетического учета (ведомости, журналы-ордера, бухгалтерские книги и т.д.).

При организации системы документирования хозяйственных операций следует обеспечить возможность проведения анализа эффективности использования ресурсов организации в процессе оформления первичных учетных документов, а также при составлении синтетических учетных регистров. Для этого первичные учетные документы и учетные регистры следует дополнить специальными графами, которые будут содержать контрольные показатели (нормы технологических потерь, нормы расхода материалов, справочные данные об аналогичных показателях предыдущего отчетного периода, нормы трудоемкости, планируемые значения тех или иных величин).

Также необходимо организовать систему взаимного контроля работников бухгалтерии при организации системы документирования хозяйственных операций.

По качественным признакам документы могут быть полноценными и неполноценными. Полноценным является такой документ, который составлен по установленной форме, имеет все обязательные реквизиты и правильно отражает действительно совершенную и законную хозяйственную операцию. Документ, не удовлетворяющий этим требованиям, является неполноценным.

2. Понятие фиктивного и подложного документа

С первичным и сводным документом связано понятие фиктивного и подложного документа.

Фиктивным документом является вымышленный документ, изготовленный по образцам подлинных документов, т.е. подделка.

Подлог выявляется при обнаружении регистрации в сводном документе фиктивного первичного документа. Если в сводном документе будет обнаружена ссылка на первичный документ, а самого документа не существует.

Предусмотрена ответственность за использование заведомо подложного документа в ч. 3 ст. 327 УК РФ.

Под «использованием» подложного документа имеются в виду такие действия субъекта, которые при его предъявлении, представлении (демонстрации), предоставлении извлекают пользу, выгоду, эффект или другие полезные свойств документа.

Предметом в данном случае выступает подложный документ, то есть явно фальшивый, фальсифицированный.

Подложный документ ни при каких обстоятельствах не может считаться подлинным, а подлинный даже в случае незаконного обращения с ним не становится подложным.

Что касается «чужого документа», то он обладает всеми признаками истинного.

При обманном его использовании по существу имеет место «подлог личности» физического лица.

Если же вместо соответствующего документа представляется иной, близкий по внешнему виду, содержанию (пропуск вместо удостоверения сотрудника милиции, просроченная справка и т.п.), данные действия скорее всего относятся к обману, а не к подлогу документов.

Проблемным является вопрос о квалификации использования подложного документа, изготовленного самим его исполнителем.

Различают документы интеллектуального и материального подлога. Документы интеллектуального подлога отражают операции, которые в действительности не были совершены. Это может быть документ, в котором зафиксирована фиктивная операция с товарно-материальными ценностями. Такие документы называют бестоварным, а если с денежными средствами - безденежным документом (например, товарный отчёт). Цели оформления таких документов различны, но все в основном направлены на хищение. Основные цели бестоварных операций:

• списание похищенных недостающих ценностей на расчёты с покупателями и заказчиками (на дебиторскую задолженность);
• сокрытие недостач или излишков при инвентаризации;
• оприходование не поступивших материалов в целях присвоения предназначенных для их приобретения денежных средств.

Материальный подлог представляет собой документ с подчистками, исправлениями, приписками (механическая подделка).

Существуют следующие требования к оформлению документов:

1.Документы должны быть заполнены шариковой ручкой, напечатаны на печатной машинке или выведены на ПК и распечатаны на принтере. Не допускается заполнение документов цветными пастами, карандашами.

2.Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. Другие документы могут исправляться по соглашению сторон.

3.В денежных документах сумма должна быть указана цифрами и прописью.

4.В документе все реквизиты должны быть заполнены. Образцы заполнения документов находятся в альбоме унифицированных форм. Если в нём нет какого-либо образца документа, то в таком случае в документе должны быть оформлены следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции (что произошло с ценностями, денежными средствами, для производителей (предприятий) - приход, либо расход);
• измерители хозяйственной операций в натуральном и денежном выражениях, может быть только в денежном, где нет натурального;
• наименование должностных лиц, отвечающих за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;
• личные подписи указанных лиц.

Денежные документы должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером. Директор может передать право подписи другому лицу, оформив свое решение приказом по предприятию.

Дополнительные реквизиты в документе могут указываться по усмотрению предприятия.

Говоря о видах подлога документов, необходимо, прежде всего, иметь в виду все представленные в уголовном законодательстве составы преступлений, устанавливающие ответственность за подлог документов. В данном случае в зависимости от состава объективных и субъективных признаков, специфичных для каждого из отдельных видов подлога и осуществляется их деление. В связи с этим, по такому основанию вычленяются следующие виды подлога документов:

На основе различия в признаках составов подлогов документов их можно сгруппировать в два вида: общий и специальный. Данное деление, применимое ко многим составам преступлений определенной группы, базируется на основных положениях частного учения уголовного права - теории квалификации преступлений. Известно, что все составы преступлений могут быть разделены на три группы:

• составы, совпадающие по всем общим признакам, кроме одного: преступления, входящие в эту группу, могут отличаться друг от друга по любым элементам и признакам состава в самых различных сочетаниях;
• составы, не имеющие между собой общих признаков, кроме признаков субъекта (возраст, вменяемость);
• составы, сходные по небольшому числу общих признаков и различающиеся по всем остальным.

Следующее видовое деление подлогов документов проводится по субъекту их осуществления. По данному основанию с учетом служебного положения лица - субъекта преступления можно вычленить четыре основные группы подлогов документов:

• подлог, совершенный частным (не должностным) лицом (общий подлог);
• подлог, совершенный должностным лицом (служебный подлог);
• подлог, совершенный специальным должностным лицом (специальный служебный подлог);
• подлог, совершенный лицом (частным или должностным), обладающим определенным статусом, правомочиями, служебным положением.

В первую группу подлогов документов входят составы преступления, которые не предусматривают специального субъекта их совершения. Такие преступления могут быть совершены лицом независимо от его должностного положения, правомочий, гражданско-правового статуса и т. п.

Во вторую группу подлогов входят преступления, ответственность за которые устанавливается в случае совершения их особым кругом субъектов - должностными лицами.

Третья группа подлогов документов охватывает подлоги, совершенные должностными лицами, однако лишь теми, которые обладают специальными правомочиями, несут определенные обязанности, занимают конкретное служебное положение.

Преступления по подлогу документов также могут быть классифицированы в зависимости от характера и направленности действий. Здесь рассматриваются следующие разновидности подлогов документов:

• подлог как способ совершения другого преступления;
• подлог как самостоятельное преступление;
• подлог как альтернативное действие другого состава преступления.

1. Составьте бухгалтерский баланс предприятия на 1.03.2005 г.

2. Составьте и внесите в журнал регистрации хозяйственных операций бухгалтерские проводки.

Бухгалтерский баланс на 1.02.2005 г

Номера счетов	Наименование товаров		Номера счетов	Наименование счетов
	Основные средства Материалы Готовая продукция Расчетные счета			Уставный капитал Расчеты по налогам и сборам Прибыли и убытки

Журнал регистрации хозяйственных операций за февраль 2005 г

1.Начислена заработная плата рабочим основного производства

			Счет № 20 «Основное производство»
	Обороты 15000
		Счет № 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
				Обороты 15000

Так как происходит начисление заработной платы работникам основного производства, следовательно, увеличиваются основные затраты предприятия, которые накапливаются на счете 20, увеличение в активных счета отражается по дебету, поэтому заносим сумму 15000 рублей в дебет счета 20.

Так как начисляется заработная плата работникам основного производства, следовательно происходит задолженность перед ними у предприятия, т.е. она увеличивается, а увеличение в пассивных счетах отражается по кредиту, следовательно заносим сумму 15000 рублей в кредит 70 счета «Расчеты с персоналом по оплате труда».

2а. Перечислено в оплату счетов поставщиков

	Счет № 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Обороты 10000
	Счет № 51 «Расчетные счета»
		Обороты 14100

В результате оплаты денежных средств поставщика, произошло уменьшение задолженности, а уменьшение в пассивах отражается по дебету счета, поэтому сумма 10000 руб. отражена по дебету 60 счета.

Так как предприятие перечисляет денежные средства поставщику, происходит уменьшение денежных средств, а уменьшение по активным счетам отражается по кредиту, следовательно, сумма 10000 будет зафиксирована по кредиту 51 счета.

2б). Получено с расчетного счета: для выдачи заработной платы; на командировочные расходы

	Счет № 50 «Касса»
Обороты 3100

Так как деньги получены в кассу, произошло увеличение денежных средств в кассе организации, а увеличение активных счетов отражается по дебету, следовательно в связи с тем, что 50 счет является активным, значит суммы 2000 и 1100 будет разнесена по дебету 50 счета «Касса».

На расчетном счету, наоборот, произошло уменьшение денежных средств, т.к. они были сняты с расчетного счета для выдачи заработной платы и на командировочные расходы, а уменьшение активных счетов отражается по кредиту, следовательно, суммы 2000 и 1100 будут отражены по кредиту 51 счета «Расчетные счета».

Сальдо по активному счету 20 «Основное производство»:

Ск = Сн + Од - Ок = 15000 + 15000 - 0 = 30000

Следовательно, 30000 рублей - остаток на конец периода по счету 20 «Основное производство», его и заносим в бухгалтерский баланс предприятия на 01.03.2005 г.

Счет 50 «Касса».

Ск = Сн + Од - Ок = 7000 + (2000 + 1100) - 0 = 10100

Счет 51 «Расчетные счета».

Ск = Сн + Од - Ок = 186000 + 0 - (10000 + 2000 + 1100) = 172900

Счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». В пассивных счетах сальдо на конец периода вычисляется по другой формуле:

Ск = Сн + Ок - Од = 10000 + 0 - 10000 = 0

Счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Ск = Сн + Ок - Од = 21000 + 15000 - 0 = 36000

Далее составим оборотную ведомость по счетам синтетического учета и на основании ведомости полученные остатки разнесем в бухгалтерский баланс на конец отчетного периода. Причем остатки по счетам, которые не изменились под влиянием хозяйственных операций - перенесем в бухгалтерский баланс на конец отчетного периода.

	Наименование счета			Оборот за март
	Основные средства
	Материалы
	Основное производства
	Готовая продукция
	Расчетные счета
	Расчеты с поставщиками и подрядчиками
	Расчеты по налогам и сборам
	Расчеты с персоналом по оплате труда
	Уставный капитал
	Прибыли и убытки

Баланс на 01.03.2005 г. (тыс. руб.)

Номера счетов	Наименование товаров		Номера счетов	Наименование счетов
	Основные средства Материалы Основное производство Готовая продукция Расчетные счета			Уставный капитал Расчеты с персоналом по оплате труда Расчеты по налогам и сборам Прибыли и убытки

Итоговые суммы по активу и пассиву баланса равны (валюта баланса сохраняется). Значит, баланс составлен верно и задача решена верно.

подлог документ бухгалтерский фиктивный

Заключение

В контрольной работе были рассмотрены и изучены вопросы, касающиеся классификации бухгалтерских документов, а также определены понятия фиктивного и подложного документов.

Группировка по определенным признакам бухгалтерских документов осуществляется с целью их изучения и правильного использования. Как было выяснено в ходе работы, такими признаками являются: назначение, порядок составления, способ отражения хозяйственных операций, место составления, качественные признаки. По назначению документы бывают распорядительные, оправдательные; комбинированные и документ ы учетного оформления. По порядку составления они подразделяются на первичные и сводные документы. В зависимости от порядка отражения хозяйственных операций они могут быть разовыми и накопительными документ ами. По месту составления различают внутренние и внешние документы. Внутренними являются документ ы, составленные на данном предприятии. Внешние документы поступают от других предприятий. По качественным признакам документ ы могут быть полноценными и неполноценными. Полноценным является такой документ, который составлен по установленной форме, имеет все обязательные реквизиты и правильно отражает действительно совершенную и законную хозяйственную операцию. Документ , не удовлетворяющий этим требованиям, является неполноценным.

Изучив второй вопрос, было определено, что фиктивным документом является вымышленный документ, изготовленный по образцам подлинных документов.

Подложный документ - фальшивый документ, изготовленный с соблюдением установленной формы. Подложным документом также может быть подлинный документ с частично измененными реквизитами.

Список литературы:

1.План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкция по его применению. Утвержден приказом Минфина РФ № 94н от 31.10.2000.

2.Алибеков Ш. И. Судебно-бухгалтерская экспертиза. - «Юстицинформ», 2006 г., стр. 29.

3.Бакаев А. С., Безруких П. С., Врублевский Н. Д. и др. Бухгалтерский учет. М.: Бухгалтерский учет, 2007. - 425с.

4.Гончарова К.Н., Середа Т.П. Бухгалтерские проводки (по новому плану счетов). Ростов Н/Д.: изд-во «Феникс», 2004. - 416 с.

5.Документы в бухгалтерском учете, их значение и классификация. Е. В. Бехтерева, «Горячая линия бухгалтера», 2007 г.

6.Доказательства в налоговом процессе (Д. Г. Багурин, А. Х. Касимов,) - «Вестник Федерального Арбитражного суда Западно-Сибирского округа», № 4, 2004 г.

7.Документы в бухгалтерском учете, их значение и классификация. Е. В. Бехтерева, «Горячая линия бухгалтера», 2007 г.

8.Каморджанова Н.А., Карташова И.В. Бухгалтерский учет. - СПб.: Питер, 2006. - 288 с.

9.Кожинов В.Я. План и корреспонденция счетов бухгалтерского учета. 7000 типовых проводок. М.: Изд-во Экзамен, 2005. - 608 с.

10.Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учеб. пособие. 4-е изд., - М.: ИНФРА-М, 2007. - 640 с.

11.Шаяхметова Э.Ф. Понятие «подлог документов». - Вестник ТИСБИ, 2004. № 3.

12.Щиголев Ю.В. Понятие и основные элементы подлога документов

Документы в бухгалтерском учете, их значение и классификация. Е. В. Бехтерева, «Горячая линия бухгалтера», 2007 г.

Доказательства в налоговом процессе (Д. Г. Багурин, А. Х. Касимов,) - «Вестник Федерального Арбитражного суда Западно-Сибирского округа», № 4, 2004 г.

Кожинов В.Я. План и корреспонденция счетов бухгалтерского учета. 7000 типовых проводок. М.: Изд-во Экзамен, 2005. - 608 с.