Главная » Ремонт и уход » Правильность оформления путевых листов легковых автомобилей. Все о путевых листах: образцы и правила заполнения

Правильность оформления путевых листов легковых автомобилей. Все о путевых листах: образцы и правила заполнения

Правила заполнения путевых листов в 2017 году изменились. Отметка о техническом состоянии автомобиля стала обязательной. Зато заверять печатью путевой лист стало необязательно.

Вся актуальная информация о заполнении путевых листов собрана в этой статье. Есть образец заполнения путевого листа в 2017 году, в том числе и легкового , советы экспертов. Статья пригодится как бухгалтерам бюджетных, так и коммерческих организаций.

Бланки, на которых оформляют путевой лист в 2017 году

Унифицированная форма документа утверждена . Но использовать унифицированные формы первичных документов не обязательно. Поэтому можно разработать собственный шаблон. Расскажем, как составить бланк листа.

Требование о наличии путевого листа содержится в пункте 59 Инструкции по бюджетному учету и подпункте 5.4 пункта 5 приказа Минтранса России от 9 марта 1995 г. № 27. Кроме этого в пункте 2.1.1 Правил дорожного движения, которые утверждены постановлением Правительства РФ от 23 октября 1993 г. № 1090 , сказано, что водитель в установленных случаях должен иметь при себе путевой лист, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз, а также страховой полис обязательного страхования гражданской ответственности.

За отсутствие у водителя путевого листа его могут оштрафовать по статье 12.3 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Следует обратить внимание, что форма применяемого путевого листа зависит от типа транспортного средства. Например, для легковых автомобилей применяют форму 0345001, а для грузовых — формы путевого листа 0345004 и 0345005.

Исправление путевого листа легкового автомобиля

Поскольку путевой лист признается первичным учетным документом, при внесении в него исправлений следует руководствоваться пунктом 4 Инструкции № 25н и пунктом 5 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Вносить изменения в первичные учетные документы можно, но лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций. Это должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали соответствующие документы, с указанием даты внесения исправлений. Поэтому исправление (например, нормы расхода бензина) должно быть подтверждено подписью водителя и механика (или иного уполномоченного лица).

Регистрация путевых листов

Работник, выдавший водителю путевой лист, регистрирует его в журнале учета путевых листов по форме 0345008, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 . Номер и дата выдачи документа должны соответствовать дате его регистрации в этом журнале. В каждой строке журнала последовательно записывают номер путевого листа, дату его выдачи, данные водителя, а также ставят свои подписи водитель и диспетчер с указанием даты приема диспетчером путевого листа от водителя.

Путевые листы — основание для списания ГСМ

Списание ГСМ бухгалтерия производит ежемесячно. Следует помнить: чтобы отразить в бухгалтерском и налоговом учете такие затраты, нужно их документально подтвердить.

Так, по мнению финансистов, для целей налогового учета расходы на покупку бензина для служебных легковых автомобилей должны удовлетворять требованиям, установленным пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ, и могут быть подтверждены именно путевыми листами и кассовыми чеками на покупку топлива. В частности, такая позиция высказана в письме Минфина России от 4 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/640 .

После того как бухгалтер получил путевые листы, он проверяет правильность их оформления и производит списание израсходованного водителем бензина (п. 59 Инструкции № 25н). Для расчета затрат на ГСМ необходимо, чтобы в путевом листе был определен фактический пробег автомобиля и расход топлива.

Имейте в виду: во время проверок, при отсутствии в документе необходимой информации (а то и вовсе самого документа) контролеры признают расходы неподтвержденными.

Дополнительно отметим, что если организация выплачивает своему работнику компенсацию за использование им личного автомобиля для служебных поездок, то обоснованность расходов также подтверждают путевыми листами. На этом настаивает Минфин России в письме от 16 ноября 2006 г. № 03-03-02/275 .

Срок действия путевого листа

Первичные документы следует составлять таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.

По мнению Росстата, высказанному в письме от 3 февраля 2005 г. № ИУ-03-22/257, путевой лист выписывают только на один день или смену. На более длительный срок он выдается в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

Однако в письме от 3 февраля 2006 г. № 03-03-04/2/23 Минфин России высказал следующую позицию. Путевой лист можно выписывать и на более длительный срок, например, на неделю или даже на месяц. Правда, и в этом случае он должен обеспечивать учет отработанного времени и расхода горюче-смазочных материалов. И документ также будет подтверждать расходы (в том числе и как налогоплательщика) на ГСМ. Не забудьте, приняв подобное решение, утвердить его в учетной политике.

Есть прецеденты, когда судьи поддерживали организации, которые составляли путевые листы один раз в месяц (постановление ФАС Северо-Западного округа от 5 апреля 2004 г. № А56-22408/03).

Обратим внимание, что все эти разъяснения были сделаны в отношении путевых листов, которые подтверждали обоснованность учета расходов на ГСМ при исчислении налога на прибыль. Поэтому проверяющие органы могут сослаться на положения Инструкции № 25н, согласно которым бюджетные учреждения обязаны применять унифицированные формы первичных учетных документов. Перечень форм документов класса 03 Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) включает и формы путевых листов, предусмотренных для заполнения на один день.

Таким образом, во избежание конфликтных ситуаций с контролирующими органами все-таки рекомендуем составлять путевой лист ежедневно.

Показания спидометра в путевом листе

Механик или иной работник, назначенный руководителем, ежедневно проверяет и фиксирует показания спидометра транспортного средства в путевом листе (в графах «Показания спидометра» и «Показания спидометра при возвращении в гараж»). Разумеется, показания спидометра в путевом листе на начало дня должны совпадать с показаниями на конец предыдущего дня работы автомобиля. На основании данных этих граф определяют нормативное количество израсходованного горючего исходя из фактического пробега автомобиля и норм расхода топлива, утвержденных приказом руководителя.

С 26 февраля компании оформляют путевые листы по-новому. Минтранс добавил в документ обязательный реквизит - запись о предрейсовом контроле состояния автомобилей. Путевой лист без обязательных реквизитов не подтверждает расходы на бензин. Дополните бланк новой графой и проверьте другие опасные реквизиты по контрольным точкам.

Наименование документа
Оформлять путевые листы безопаснее всем компаниям, которые используют автомобили. Даже если на машинах работники ездят только по служебным делам, а не перевозят грузы и пассажиров.

В пункте 9 приказа Минтранса России от 18.09.08 № 152 сказано, что компания оформляет путевой лист на каждый автомобиль, который использует для перевозок. Но судьи считают, что правила распространяются на все организации (определение ВС РФ от 01.09.14 № 302-КГ14-529).

По мнению налоговиков, расходы на бензин можно подтвердить только путевым листом. Защитить расходы по другим документам удается только в суде (постановление Федерального арбитражного суда Дальневосточного округа от 11.07.13 № Ф03-2842/2013). Если вы не готовы спорить, оформляйте документ с наименованием «путевой лист».

Срок действия путевого листа
Путевой лист не обязательно оформлять ежедневно. Можно выписать один документ на срок не более месяца (п. 10 приказа № 152). Это не помешает учесть расходы (письмо Минфина России от 30.11.12 № 03-03-07/51). Правило касается как обычных компаний, так и перевозчиков.

Автотранспортные компании раньше составляли документ ежедневно, так как унифицированная форма действовала не больше одной смены. Но сейчас такие организации сами разрабатывают форму. Значит, вправе выписывать листы реже.

Собственник автомобиля
В сведениях о собственнике автомобиля компания пишет наименование, адрес и телефон. Для налоговиков достаточно наименования и правовой формы. Но проверяющих из Госавтонадзора интересуют все реквизиты.

Ревизоры могут оштрафовать компанию на 200 тыс. рублей, а директора на 10 тыс. рублей, если в путевом не будет телефона (ч. 4 ст. 14.1 КоАП РФ). Судьи поддерживают проверяющих (постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 10.03.16 № Ф01-308/201).

Техническое состояние автомобиля
Новый реквизит «Сведения о техническом осмотре» должен быть во всех листах, которые компания оформила 26 февраля и позже. Отметку об осмотре проставляет специалист. Это может быть работник сервисного центра или сотрудник компании, который прошел аттестацию в транспортной инспекции (п. 14.3 приказа Минтранса России от 28.09.15 № 287).

Если с машиной все в порядке, в листе контролер запишет: «Прошел предрейсовый контроль технического состояния», поставит свою подпись и фамилию (см. образец). По путевому листу без реквизита инспекторы могут снять расходы. Аргумент - если отметки нет, машина неисправна, а значит, ее нельзя было использовать.

Информация о водителе
В листке нужно записать Ф.И.О. работника, который управляет автомобилем. Это не обязательно сотрудник с должностью «водитель». Это может быть менеджер или другой работник. Должности и Ф.И.О. работников, которые могут ездить на машине по служебным делам, пропишите во внутреннем положении или приказе.

Медосмотр водителя
Отметка о медосмотре не влияет на расходы. Налоговиков касаются только сведения о поездке, маршруте и количестве потраченного бензина (см. «УНП» № 20, 2015). Но на практике не исключены споры.

Если компания не проводит медосмотры, ее может оштрафовать Госавтонадзор. На первый раз контролеры ограничатся предупреждением. Отменить его не получится даже в суде (определение ВАС РФ от 01.04.13 № 4279/13).

Запись о медосмотре делает врач. Это может быть штатный сотрудник или врач медицинской организации. Если работник едет в командировку или длительный рейс, достаточно одной отметки о медосмотре.

Маршрут служебной поездки

Безопаснее отражать в путевых листах подробный маршрут поездки: с названием улицы, номером дома и наименованием контрагента. Листок с общими названиями, например «к покупателю», не подтверждает расходы (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 25.02.16 № Ф08-626/2016). Если точного адреса нет, например водитель едет в поле, запишите координаты - широту и долготу.

9. Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.

10. Путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены (рабочего дня), или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.

11. Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

12. В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист трамвая и т.п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации.